Paie d'une petite entreprise au Québec : obligations, remises et feuillets

Embaucher une première personne est un cap important pour une petite entreprise. C'est aussi le moment où l'on découvre que payer un employé ne consiste pas à lui verser un montant : il faut calculer des retenues, les remettre à plusieurs organismes, respecter des règles de forme et produire des feuillets en fin d'année.

Ce guide présente, dans l'ordre, ce qu'un employeur québécois doit prévoir avant sa première paie, les organismes à qui l'on remet les sommes, le bulletin de paie, les échéances et les erreurs les plus coûteuses. Les taux et les seuils changent souvent : je n'en cite pas ici, et je vous renvoie aux sources officielles pour les valeurs à jour.

Avant la première paie : les démarches à faire

1. Vérifier le statut de la personne. Est-elle un employé ou un travailleur autonome ? Cette question détermine tout ce qui suit (voir plus bas).
2. Obtenir un compte de retenues à la source auprès de l'ARC et s'inscrire auprès de Revenu Québec comme employeur, pour les retenues et cotisations qui relèvent de chacun.
3. S'inscrire à la CNESST, qui gère la cotisation en matière de santé et de sécurité du travail.
4. Faire remplir les formulaires de déclaration des retenues et des exemptions personnelles : un formulaire fédéral (TD1) et un formulaire québécois. Ils déterminent l'impôt à retenir.
5. Recueillir le numéro d'assurance sociale de l'employé et ses coordonnées bancaires pour le dépôt.

Comment se compose une paie

Chaque paie part du salaire brut, dont on soustrait des retenues avant de verser le salaire net. À ces retenues s'ajoutent des cotisations que l'employeur paie de son côté.

À qui remettre quoi

Les sommes retenues et les cotisations de l'employeur ne se remettent pas au même endroit. En règle générale, pour un employeur du Québec :

• À l'ARC : l'impôt fédéral retenu et les cotisations d'assurance-emploi.
• À Revenu Québec : l'impôt du Québec, les cotisations au RRQ et au RQAP, et la contribution au Fonds des services de santé.
• À la CNESST : la cotisation annuelle, selon la déclaration faite auprès d'elle.

La fréquence des remises (mensuelle, ou plus fréquente si vos retenues sont importantes) est fixée par chaque organisme selon vos montants. Respectez-la à la lettre : à l'ARC, une remise en retard entraîne une pénalité de 3 % à 10 % du montant, selon la durée du retard, en plus des intérêts.

Le bulletin de paie : une obligation de forme

La Loi sur les normes du travail exige de remettre à chaque employé, à chaque paie, un bulletin qui indique notamment le nom de l'employeur et de l'employé, la date du paiement, la période visée, le salaire brut, le taux, les heures payées, la nature et le montant de chaque déduction, et le salaire net. Un bulletin incomplet est une infraction, même si le montant versé est juste.

Vacances et congés

L'indemnité de vacances est calculée en pourcentage du salaire, à un taux qui augmente avec le nombre d'années de service. Elle doit être suivie dans vos livres comme une dette envers l'employé, chaque paie, et non découverte au moment où l'employé prend ses congés.

Employé ou travailleur autonome : la question qui coûte cher

Faire passer un employé pour un travailleur autonome permet d'éviter des cotisations, mais c'est une pratique surveillée par les organismes, et les conséquences d'un reclassement sont lourdes : cotisations rétroactives, intérêts, pénalités. Les critères examinés incluent notamment le degré de contrôle sur le travail, la propriété des outils, la possibilité de faire des profits ou des pertes et l'exclusivité. Si la personne travaille selon votre horaire, avec vos outils et sous votre supervision, c'est probablement un employé.

Le calendrier de l'employeur

Cinq erreurs coûteuses

• Payer des employés « comptant » sans retenues ni bulletin.
• Remettre les retenues en retard, ou utiliser cet argent pour d'autres dépenses.
• Oublier d'ajuster la paie quand les taux et les seuils changent en début d'année.
• Se tromper sur le statut d'employé ou de travailleur autonome.
• Produire les feuillets de fin d'année sans avoir concilié la paie avec les remises effectuées.

Ce sont exactement ces tâches que prend en charge la gestion de la paie : calcul à chaque cycle, retenues et remises dans les délais, bulletins, et feuillets de fin d'année prêts. Pour les remises, elle s'appuie sur des livres à jour, comme ceux de la tenue de livres.

Ce texte est une information générale et non un avis juridique ou fiscal. Les taux, seuils et délais évoluent : consultez l'ARC et Revenu Québec, ou parlons de votre situation.